Nye krav til innholdet i ansettelsesavtaler fra 1. juli 2024 – er din virksomhet klar? 

Aktiviteten på arbeidsrettsområdet er stor, og 2024 er et år hvor de fleste virksomheter må tilpasse seg nye regler. Vi har tidligere skrevet om arbeidsvilkårsdirektivet og tilhørende endringer i arbeidsmiljøloven. Disse endringene har nå blitt vedtatt, og trer i kraft den 1. juli i år. I dette nyhetsbrevet vil vi se nærmere på de nye kravene til innholdet i ansettelsesavtaler, og gi råd til hvordan arbeidsgivere bør forberede seg.

Denne artikkelen refererer til: Aktuell arbeidsrett - november 2022

Kravene til minimumsinnholdet i ansettelsesavtaler utvides

Med lovendringene kommer det nye krav til ansettelsesavtalens innhold. Arbeidsmiljøloven § 14-6, som lister opp minimumsinnholdet i ansettelsesavtaler, utvides med flere punkter som må inntas i alle nye ansettelsesavtaler som inngås etter 1. juli. I tillegg kortes fristen for når ansettelsesavtalen skal foreligge ned fra én måned til syv dager etter tiltredelse. 

Hensynet bak de utvidede kravene er først og fremst å ivareta informasjonsbehovet til arbeidstakere, herunder arbeidstakerens behov for forutberegnelighet i arbeidsforholdet. 

De nye kravene innebærer at det i ansettelsesavtalen skal gis opplysninger om

• De ulike elementene av lønnen: Det stilles nå krav om at de ulike elementene av lønnen skal angis særskilt, for eksempel kontantytelser, naturalytelser, overtidsbetaling, bonus og eventuelle andre tillegg.

• Sosiale ytelser: Det er fra før krav om at ansettelsesavtalen gir informasjon om pensjons- og forsikringsordninger i regi av arbeidsgiver. I tillegg må det nå opplyses om identiteten til sosialsikringsinstitusjoner, altså navn på institusjoner som mottar innbetaling fra arbeidsgiver i forbindelse med sosial sikring. Informasjonsplikten knytter seg blant annet til sosiale bidrag ved sykdom, fødsel- og foreldreytelser, yrkesskade og yrkesrelatert sykdom, alderdom-, uførhets-, etterlatte-, arbeidsledighets-, førtidspensjons- og familieytelser.
• Annet betalt fravær: Det skal også opplyses om hvilket fravær som gir rett til lønn fra arbeidsgiver. Dette vil typisk dreie seg om lovpålagte rettigheter, i tillegg til informasjon om hvorvidt og under hvilke vilkår arbeidsgiver forskutterer sykepenger og foreldrepenger.
• Arbeidstid: Fra før er det krav om at ansettelsesavtalen må inneholde informasjon om både arbeidstid, pause og eventuelle arbeidstidsordninger, herunder hvorvidt arbeid utføres periodevis. Med lovendringen er det presisert at ansettelsesavtalen også må opplyse dersom den daglige eller ukentlige arbeidstid vil variere, og i så fall også angi grunnlag for å beregne når arbeidet skal utføres. Det innføres også et nytt krav om informasjon om ordninger for vaktendringer. Denne lovendringen er særlig relevant for virksomheter med mindre forutsigbare arbeidstidsordninger, typisk turnus- og skiftordninger, og da spesielt dersom arbeidstakere ikke har en fast arbeidsplan å forholde seg til. For mange virksomheter vil det være nødvendig å gi flere detaljer om arbeidstidsordningen for å oppfylle de nye kravene.
• Ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid og overtid: I tillegg til ovennevnte beskrivelse av arbeidstid og ordninger for vaktendringer, skal det fra 1. juli informeres om ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid og betaling for slikt arbeid. Dette gjelder både merarbeid og overtid.
• Kompetanseutvikling: Det skal gis informasjon om arbeidstakers rett til kompetanseutvikling i regi av arbeidsgiver. Utover normal opplæring, vil dette typisk knytte seg til etterutdanning- eller kurs som arbeidsgiver er forpliktet til å betale enten gjennom tariffavtale eller egne retningslinjer.
• Opphør: Ansettelsesavtalen må videre gi informasjon om fremgangsmåte for opphør av arbeidsforhold, herunder formkrav.
• Arbeidsplass: For arbeidstakere uten fast arbeidsplass er det fra før et krav om at ansettelsesavtalen gir informasjon om at arbeidstakeren arbeider på forskjellige steder. Det innføres nå et nytt krav om avtalen også må opplyse om arbeidstakeren fritt kan bestemme arbeidsplassen selv, dersom det er tilfelle.
• Innleiers identitet: Dersom arbeidstaker leies ut fra et bemanningsforetak, skal det opplyses om innleiers identitet i ansettelsesavtalen. Opplysningen skal gis så snart innleiers identitet er kjent.

Merk at loven åpner for at flere av disse opplysningene kan gis ved å henvise til lover, forskrifter eller tariffavtaler i ansettelsesavtalen. Dette vil ofte være praktisk for å unngå svært omfattende ansettelsesavtaler.

Våre anbefalinger til arbeidsgivere

Endringene som trer i kraft 1. juli 2024 vil berøre alle arbeidsgivere. Vi anbefaler at man allerede nå starter forberedelsene ved å revidere virksomhetens maler for ansettelsesavtaler. 

Det er i den sammenheng viktig å være bevisst på hvordan ovennevnte informasjon inntas i ansettelsesavtalen, slik at arbeidstakeren ikke gis rettigheter på bekostning av arbeidsgivers styringsrett. Lovendringene er ikke ment å endre arbeidsgivers styringsrett og endringsadgang.

Det er også verdt å merke seg at de nye kravene til ansettelsesavtalen som et utgangspunkt kun gjelder for ansettelsesavtaler inngått etter 1. juli 2024. Det er likevel slik at arbeidstakere kan be om å få supplert eller oppdatert sin ansettelsesavtale, og i så fall må dette skje så tidlig som mulig og senest innen to måneder etter arbeidstaker fremsetter krav om det. 

Arbeidsgiver har videre en generell plikt til å ta inn endringer i arbeidsforholdet i ansettelsesavtalen, og fra 1. juli 2024 er fristen for dette kortet ned fra senest en måned til senest den dagen endringen trer i kraft.

Lovendringen er med andre ord en fin mulighet til å få ryddet opp i gamle ansettelsesavtaler, og dermed også få fjernet eventuelle utdaterte og ugyldige klausuler. Vi erfarer ofte at ansettelsesavtaler ikke blir oppdatert i forbindelse med endringer i ansettelsesforholdet eller lovendringer, noe som kan gi arbeidsgiver uheldige overraskelser og skape unødvendige konflikter både under og i forbindelse med avslutningen av arbeidsforholdet. Som eksempel kan vi nevne utdaterte og ugyldige bestemmelser om arbeidsgivers trekkadgang i lønn mv., konkurranseklausuler og manglende bevissthet knyttet til vilkårene som gjelder for ledende eller særlig uavhengige stillinger. Vi anbefaler derfor en mer helhetlig tilnærming og vurdering av innholdet i ansettelsesavtalene i forbindelse med revisjonen som nå uansett må gjennomføres. 

Dersom din virksomhet har behov for bistand knyttet til de ovennevnte lovendringene, ta gjerne kontakt med en av våre advokater. 

Innholdet i denne artikkelen er skrevet av:

Marita Aarflot Silset

LinkedIn

Maria Gjøsund

LinkedIn

Birgitte Vaagen Rekdal

LinkedIn